Privacy Policy

1. Algemeen

De Sint-Michielsgilde Brugge De Hallebardiers vzw (in het kort De Hallebardiers vzw) hecht veel belang aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring geven wij heldere en transparante informatie over hoe wij jouw persoonsgegevens op een gepaste en veilige manier verzamelen, hoe we ze gebruiken en hoe we ze beschermen. De Hallebardiers vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Dit betekent dat wij steeds:

• Je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze verstrekt zijn, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
• De verwerking van je persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens die noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Je uitdrukkelijke toestemming vragen als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen nemen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor deze zijn verstrekt;
• Kennis hebben van je rechten als betrokken persoon inzake je persoonsgegevens, je hierover willen informeren en deze wensen te respecteren.

De Hallebardiers vzw treedt op als verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens die ze verwerkt in het kader van deze privacyverklaring. Als je vragen of opmerkingen hebt over deze privacyverklaring of de manier waarop De Hallebardiers vzw persoonsgegevens verzamelt of verwerkt, kan je met ons contact opnemen via het e-mailadres: privacy@hallebardiers.be

2. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door De Hallebardiers vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• Het beheer van onze schermclub, inclusief lidmaatschapsregistratie, communicatie en betalingsverwerking (ter uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang);
• Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van De Hallebardiers vzw (ter uitvoering van de overeenkomst);
• Om je te informeren over onze schermclub en onze activiteiten, voor het versturen van uitnodigingen en – mits uitdrukkelijke toestemming – nieuwsbrieven (ter uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang);
• Het bekomen van subsidiëring door de overheid, alsook het voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, zoals boekhoudkundige verplichtingen (wettelijk belang);
• Om na te gaan of je medisch verantwoord kan deelnemen aan de sportactiviteiten (wettelijk belang).
• Ter promotie, PR, en communicatie waaronder het beheren van de clubwebsite en het beheren sociale media d.m.v. het publiceren van sfeerfoto’s (gerechtvaardigd belang), alsook het beheren van sociale media d.m.v. gerichte foto’s (toestemming).

3. Welke gegevens verwerken we?

We verzamelen alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het functioneren van onze schermclub en het behalen van onze doelstellingen.

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, verzamelen, opslaan, en verwerken:

• Identificatiegegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, en e-mailadres;
• Rijksregisternummer;
• Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, en nationaliteit;
• Betalingsinformatie;
• Gezondheidsgegevens via het medisch geschiktheidsattest, en indien een medische interventie nodig is en er eventueel een verzekeringsdossier wordt geopend;
• Identificatiegegevens van de vrijwilligers: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, en e-mailadres;
• Opleiding en vorming;
• Sportieve gegevens (o.a. categorie, uitslagen, aanwezigheden,…);
• Afbeelding, mits uitdrukkelijke voorafgaande toestemming;
• Andere persoonsgegevens die je vrijwillig aan De Hallebardiers vzw verstrekt.

4. Wie verwerkt de gegevens?

De gegevens worden verwerkt door een beperkt aantal bestuursleden en verantwoordelijken van de Hallebardiers vzw.

5. Verstrekking aan derden

De persoonsgegevens kunnen wij aan derden verstrekking indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden:

Wij maken gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

• Het verkrijgen van een nationale schermvergunning;
• Het verkrijgen van een internationale schermvergunning;
• Het verkrijgen van een Europese schermvergunning;
• Het afsluiten van de nodige verzekeringen.

De Hallebardiers vzw geeft nooit je persoonsgegevens door aan verwerkers (andere partijen) dan degene waarmee wij een verwerkingsovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

Wij zullen de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht of toegestaan is, bijvoorbeeld in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Wij kunnen persoonsgegevens delen met derden indien wij hier voorafgaande toestemming voor hebben gekregen. Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

6. Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan achttien jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijk vertegenwoordiger.

Hierbij kunnen volgende gegevens van de ouders worden verwerkt: identificatiegegevens en privé-contactgegevens (voor ouderlijke toestemming).

7. Bewaartermijn

De Hallebardiers vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt, dan wel op grond van de wet is vereist. De Hallebardiers vzw verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan de periode waarin de persoon lid is van De Hallebardiers vzw. Het verstrekte medisch geschiktheidsattest, wordt vernietigd zodra het niet langer geldig is of de persoon niet langer lid is.

8. Bescherming van de gegevens

De Hallebardiers vzw neemt de bescherming van je gegevens serieus en neemt passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Onder meer volgende maatregelen zijn genomen ter bescherming van de persoonsgegevens:

• Alle personen die namens De Hallebardiers vzw kennis kunnen nemen van je gegevens zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
• We hanteren een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen en stellen bij indien nodig;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot je gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

9. Rechten omtrent je gegevens

Je hebt het recht op inzage, kopie, aanpassing of verwijdering van je persoonsgegevens. Je kan ons hiervoor contacteren via het e-mailadres: privacy@hallebardiers.be
Daarnaast kan je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Je hebt het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. De Hallebardiers vzw reageert zo spoedig mogelijk op je verzoek, en in ieder geval binnen één maand.

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen we je hierover onmiddellijk contact met ons op te nemen.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/

10. Wijzigingen in de privacyverklaring

De Hallebardiers vzw kan de privacyverklaring op elk moment wijzigen. De laatste wijziging gebeurde op 16 april 2023.